Lo scopo finale di questo strumento è duplice: semplificare la raccolta delle informazioni e dare la possibilità di aggregare i dati automaticamente e renderli disponibili per elaborazioni successive. Nel controllo qualità, i tipi di dati da raccogliere e la loro classificazione variano a seconda del processo produttivo. Il foglio raccolta dati (check sheet) è un modulo adeguatamente progettato sul quale sono riportati appositi spazi che consentono una raccolta dei dati semplice e sintetica.